;
Действует
История статусов
Подписан 29.08.2002 |
В целях обеспечения своевременного и качественного исполнения документов (поручений) вышестоящих органов и таможни, рассмотрения писем предприятий и организаций, а также предложений, заявлений и жалоб граждан и во исполнение приказа ЦТУ от 07.08.2002 N 458 "Об организации и осуществлении контроля за исполнением документов (поручений) в Управлении" ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемое Положение об организации и осуществлении контроля за исполнением документов в Московской южной таможне (далее - Положение).
2. Заместителям начальника таможни, начальникам таможенных постов, отделов и отделений принять Положение к руководству и исполнению.
3. Признать утратившим силу приказ Московской южной таможни от 19.02.98 N 38 "Об организации и осуществлении контроля за исполнением документов (поручений) в МЮТ".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
1.1. Целью контроля за исполнением документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся во входящей корреспонденции, резолюциях руководства Московской южной таможни (далее - таможни), внутренних распорядительных документах таможни.
1.2. Контролю подлежат все документы, поступившие в таможню и требующие исполнения, а также поручения, содержащиеся в резолюциях руководства таможни и организационно-распорядительных документах, издаваемых в процессе деятельности таможни.
1.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляют:
1.3.1. Отдел документационного обеспечения - документов вышестоящих организаций, писем организаций и таможен, обращений граждан, поручений, содержащихся в резолюциях руководства таможни, приказов и распоряжений таможни.
1.3.2. Организационно-аналитическое отделение - поручений, содержащихся в решениях коллегий, протоколов оперативных совещаний, планов вышестоящих органов и таможни.
1.3.3. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях - документов с поручениями руководителей структурных подразделений.
2.1. Контроль за исполнением документов в отделе документационного обеспечения и организационно-аналитическом отделении осуществляется с применением электронных средств и контрольных карточек.
2.2. При постановке документа на контроль отделом документационного обеспечения и организационно-аналитическим отделением в правом верхнем углу документа проставляется:
- на подлежащих контролю исполнения в отделе документационного обеспечения и организационно-аналитическом отделении - штамп "Контроль";
- на подлежащих контролю исполнения в структурных подразделениях - штамп "Контроль в подразделении".
2.3. Отдел документационного обеспечения осуществляет:
2.3.1. Систематический контроль за ходом исполнения документов, поставленных на контроль, с применением форм опережающего контроля (информированием руководителей структурных подразделений и непосредственных исполнителей о приближающихся сроках исполнения), ежедекадного направления в структурные подразделения сводок неисполненных документов, а также других форм и методов контроля.
2.3.2. Ежемесячное обобщение и анализ данных контроля, составление информационных сводок о состоянии исполнительской дисциплины в таможне в целом и каждом структурном подразделении и представление их начальнику таможни.
2.3.3. Организационно-аналитическое отделение осуществляет проверку соответствия содержащихся материалов, подготовленных во исполнение документа (поручения), поставленным в исполняемом документе вопросам.
3.1. Руководитель структурного подразделения обеспечивает:
3.1.1. Оперативное рассмотрение документов, определение непосредственных исполнителей, а также контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
3.1.2. Регулярное рассмотрение на оперативных совещаниях в руководимых подразделениях вопросов исполнительской дисциплины, проведение анализа причин нарушения установленных сроков исполнения, принятие мер по своевременному и качественному исполнению документов (поручений).
3.1.3. Взаимозаменяемость сотрудников структурного подразделения. Отсутствие непосредственного исполнителя или ответственного за делопроизводство не должно приводить к срыву установленных сроков исполнения документов (поручений).
3.2. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении обеспечивает:
3.2.1. Своевременное получение документов в отделе документационного обеспечения, передачу их на рассмотрение руководству структурного подразделения, доведение до непосредственного исполнителя в течение дня со дня получения документа в подразделении или на следующий день.
3.2.2. Информирование руководства структурного подразделения, а также отдела документационного обеспечения или организационно-аналитического отделения (в соответствии с п.1.3 настоящего Положения) о ходе выполнения документов (поручений), изменении сроков их исполнения.
3.2.3. Своевременное представление в отдел документационного обеспечения или организационно-аналитическое отделение сведений об исполнении документов для снятия их с контроля.
4.1. Постановка документов на контроль осуществляется в соответствии со сроками, определенными в документах и резолюциях руководства таможни, или сроками, установленными законодательством.
4.2. При отсутствии в документе или резолюции точно установленного срока исполнения он исчисляется в календарных днях с даты подписания (утверждения) внутреннего документа или даты поступления в таможню входящего документа в соответствии со сроками исполнения документов (поручений) согласно приложению.
4.3. В случае когда в документе или резолюции указаны несколько исполнителей, структурное подразделение (должностное лицо), названное первым, является ответственным исполнителем и организует выполнение поручения, если не оговорено другое.
4.4. Не допускается передача контролируемых документов из одного подразделения в другое без согласования с отделом документационного обеспечения или организационно - аналитическим отделением (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения).
4.5. Документы, поставленные на контроль в отделе документационного обеспечения и организационно - аналитическом отделении, передаются в структурные подразделения с отметкой на документе о контроле и указанием срока исполнения.
4.6. Ответственные за контроль на основе полученных документов формируют контрольную карточку по срокам исполнения.
4.7. Если к установленному сроку документ исполнить не представляется возможным, ответственный исполнитель не менее чем за 2 дня до истечения срока должен обратиться к лицу, установившему срок, с просьбой о продлении срока исполнения, представив соответствующее обоснование.
Изменение срока исполнения, установленного вышестоящей организацией, должно быть согласовано с этой организацией.
Об установлении новых сроков исполнения в обязательном порядке сообщается в отдел документационного обеспечения или организационно- аналитическое отделение (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения).
4.8. Отдел документационного обеспечения, организационно- аналитическое отделение и ответственные за контроль в структурных подразделениях ежедневно проверяют ход исполнения документов (поручений), срок исполнения которых истекает в этот или два последующие дня. Полученные данные фиксируются в контрольно-регистрационной карточке и при необходимости доводятся до сведения руководства структурного подразделения или таможни.
4.9. Исполнитель представляет лицам, осуществляющим контроль, достоверную информацию по всем вопросам, связанным с ходом исполнения документов (поручений).
5.1. Снятие с контроля осуществляет руководство таможни или по его поручению отдел документационного обеспечения и организационно - аналитическое отделение. На документах, снятых с контроля, проставляется штамп "Снят с контроля".
5.2. Документ (поручение) считается исполненным и снимается с контроля только после выполнения его в полном объеме и уведомления об этом при необходимости заинтересованных организаций или лиц.
Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу (поручению), не может являться основанием для признания документа (поручения) исполненным и снятия с контроля.
Документы, представленные на подпись руководству таможни и возвращенные на доработку, не могут быть признаны исполненными в срок.
5.3. Для снятия с контроля исполненные документы (поручения) представляются в отдел документационного обеспечения или организационно- аналитическое отделение (в соответствии с п.1.3 настоящего Положения) вместе с копией ответа или другими материалами, свидетельствующими об исполнении (справки, докладные записки и др.).
О ходе выполнения внутренних и распорядительных документов таможни структурным подразделением, которому дано в них поручение, в установленный срок вносится докладная записка на имя руководителя таможни, на которого возложен контроль за исполнением указанных документов. Докладная записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложения о снятии документа с контроля или о продлении сроков исполнения.
После получения резолюции руководства таможни докладная записка передается в отдел документационного обеспечения или организационно- аналитическое отделение (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения) для снятия поручений с контроля или продления сроков исполнения.
5.4. Снять документ с контроля без исполнения может только должностное лицо, которое поставило его на контроль.
5.5. Снятие с контроля документов, имеющих штамп "Контроль в подразделении", производится заместителями начальника таможни, курирующими структурные подразделения.
Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ежемесячно представляют в отдел документационного обеспечения и организационно-аналитическое отделение (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения) информацию об исполнении документов, имеющих штамп "Контроль в подразделении".
СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ПОРУЧЕНИЙ), ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ ┌───┬────────────────────────────────────────────┬────────────────┐ │N │Наименование документов (поручений) │Срок исполнения │ │п/п│ │ │ ├───┼────────────────────────────────────────────┼────────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ ├───┼────────────────────────────────────────────┼────────────────┤ │ 1 │Документы без указания конкретной даты │3 дня │ │ │исполнения, имеющие в тексте (резолюции) │ │ │ │пометку "Срочно" │ │ ├───┼────────────────────────────────────────────┼────────────────┤ │ 2 │Парламентские запросы; запросы, письма │Не позднее │ │ │выборных органов местного самоуправления │15 дней со дня │ │ │ │получения │ ├───┼────────────────────────────────────────────┼────────────────┤ │ 3 │Запросы членов Совета Федерации, депутатов │Не позднее │ │ │Государственной Думы, депутатов выборных │30 дней со дня │ │ │органов местного самоуправления (депутатский│получения │ │ │запрос) │ │ ├───┼────────────────────────────────────────────┼────────────────┤ │ 4 │Письма - поручения и письма - запросы ГТК │К указанному │ │ │России, ЦТУ и других таможенных органов │в них сроку │ │ │ │или в течение │ │ │ │10 дней │ ├───┼────────────────────────────────────────────┼────────────────┤ │ 5 │Протест прокуратуры │10 дней со дня │ │ │ │получения │ │ │ │ │ │ │Представление прокурора │1 месяц со дня │ │ │ │регистрации │ │ │ │в прокуратуре │ │ │ │ │ │ │Частное определение суда │До 1 месяца │ ├───┼────────────────────────────────────────────┼────────────────┤ │ 6 │Письма учреждений, организаций и предприятий│ │ │ │с резолюцией руководства ЦТУ: │ │ │ │ │ │ │ │- не требующие дополнительной проработки │10 дней │ │ │ с участием других таможенных органов │ │ │ │ и т.п. │ │ │ │ │ │ │ │- требующие дополнительной проработки │До 1 месяца │ │ │ с участием других таможенных органов │ │ │ │ и т.п. │ │ ├───┼────────────────────────────────────────────┼────────────────┤ │ 7 │Обращения граждан: │ │ │ │ │ │ │ │- не требующие дополнительного изучения │Безотлагательно,│ │ │ и проверки │но не позднее │ │ │ │15 дней │ │ │ │ │ │ │- требующие дополнительного изучения │До 1 месяца │ ├───┼────────────────────────────────────────────┼────────────────┤ │ 8 │Заявления, жалобы военнослужащих и членов │ │ │ │их семей: │ │ │ │ │ │ │ │- не требующие дополнительного изучения │Безотлагательно,│ │ │ и проверки │но не позднее │ │ │ │7 дней │ │ │ │ │ │ │- требующие дополнительного изучения │Может быть │ │ │ и проверки │продлено │ │ │ │руководством │ │ │ │таможни, │ │ │ │но не более чем │ │ │ │на 15 дней │ ├───┼────────────────────────────────────────────┼────────────────┤ │ 9 │Телетайпограммы, телеграммы, факсограммы, │ │ │ │телефонограммы: │ │ │ │ │ │ │ │- с пометной "Срочно" │В день │ │ │ │поступления │ │ │ │ │ │ │- остальные │До 5 дней │ ├───┼────────────────────────────────────────────┼────────────────┤ │10 │Сообщения, опубликованные в средствах │Не позднее 2 │ │ │массовой информации, теле- и радиопередачах │недель │ ├───┼────────────────────────────────────────────┼────────────────┤ │11 │Внутренние документы таможни (приказы, │1 месяц, │ │ │распоряжения, решения коллегии, протоколы │если срок │ │ │совещаний и др.) │не определен │ ├───┼────────────────────────────────────────────┼────────────────┤ │12 │Запросы таможенных служб иностранных │ │ │ │государств по правоохранительной │ │ │ │деятельности: │ │ │ │ │ │ │ │- на русском языке │1 месяц │ │ │ │ │ │ │- на иностранном языке │2 месяца │ └───┴────────────────────────────────────────────┴────────────────┘