Горячая линия:
Москва
Центральный офис:
Контакты Дилеры
онлайн-справочник

Приказ Центрального таможенного управления ФТС России от 24.08.2012 № 512

Приказ ЦТУ от 24 августа 2012 г. N 512
"О совершенствовании работы по организации контроля
за исполнением документов в управлении"

 

В целях повышения эффективности работы по осуществлению контроля за исполнением документов в Управлении, руководствуясь требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), утвержденной приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Положение об организации контроля за исполнением документов в Управлении (приложение).

2. Первому заместителю начальника Управления, заместителям начальника Управления, начальникам структурных подразделений Управления:

2.1. Принять Положение об организации контроля за исполнением документов в Управлении к руководству и неукоснительному исполнению.

2.2. Не допускать формального отношения к исполнению документов, приводящего к представлению несвоевременной, неполной и недостоверной информации в ФТС России, таможенные органы и организации, а также физическим лицам.

2.3. Обеспечить ознакомление подчиненных должностных лиц и работников с настоящим приказом под роспись.

3. Признать утратившим силу приказ Управления от 21.07.2006 N 275 "О совершенствовании работы по организации контроля за исполнением документов в Центральном таможенном управлении".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

 

Врио начальника Управления
генерал-майор таможенной службы
Д.В.Шмарлин

 

 

Приложение
к приказу ЦТУ
от 24 августа 2012 г. N 512

 

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
ДОКУМЕНТОВ В УПРАВЛЕНИИ
 
1. Общие положения

 

1.1. Положение об организации контроля за исполнением документов в Управлении разработано в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), утвержденной приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160, в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся во входящей корреспонденции, резолюциях руководства Управления, распорядительных документах Управления.

1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, поступившие в Управление и требующие исполнения, а также поручения, содержащиеся в резолюциях руководства Управления и организационно-распорядительных документах, издаваемых в процессе деятельности Управления.

1.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляют:

1.3.1. Документов ФТС России, таможенных органов, правоохранительных органов, организаций с поручениями (резолюциями) руководства Управления, приказов по основной деятельности и распоряжений Управления, обращений и запросов депутатов, обращений должностных лиц таможенных органов и физических лиц - отдел документационного обеспечения, если иное не оговорено в резолюции (или тексте распорядительного документа).

1.3.2. Поручений, содержащихся в решениях коллегий ФТС России и Управления, в протоколах совещаний у руководителя ФТС России и начальника Управления, планах работы (мероприятий) вышестоящих органов и Управления, - организационно-инспекторская служба.

1.3.3. Жалоб на решения, действия (бездействие) таможенных органов и/или их должностных лиц, протестов прокурора, запросов о предоставлении консультаций юридических и физических лиц - правовая служба.

1.3.4. Документов с поручениями начальников структурных подразделений - должностные лица отделений документационного обеспечения и ответственные за делопроизводство структурных подразделений Управления.

 

2. Организация контроля в отделе документационного
обеспечения и организационно-инспекторской службе

 

2.1. Контроль за исполнением документов в отделе документационного обеспечения и организационно-инспекторской службе осуществляется с применением автоматизированной системы контроля исполнения документов.

2.2. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.

2.3. При постановке документов на контроль отделом документационного обеспечения и организационно-инспекторской службой в правом верхнем углу документа проставляется:

на подлежащих контролю исполнения в отделе документационного обеспечения и организационно-инспекторской службе - штамп "Контроль" с указанием даты контроля;

на подлежащих контролю исполнения в структурных подразделениях - штамп "Контроль в подразделении".

2.4. Отдел документационного обеспечения и организационно-инспекторская служба осуществляют:

2.4.1. Систематический контроль за ходом исполнения документов, поставленных на контроль, с применением форм опережающего контроля (ежедекадное направление в структурные подразделения сводок-напоминаний по документам со сроком исполнения в последующие 10 дней, информирование руководителей и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений по телефону за 1-2 дня до истечения контрольного срока по наиболее важным документам).

Все напоминания и информация о них фиксируются в электронных карточках документов.

2.4.2. Проверку и анализ исполнения контрольных документов за прошедший месяц до 2 числа следующего месяца по каждому структурному подразделению. В случае если за структурным подразделением числится неисполненный документ, на имя курирующего заместителя начальника Управления или начальника службы прямого подчинения направляется сводка неисполненных документов.

2.4.3. Проверку соответствия содержания материалов, подготовленных во исполнение документа (поручения), поставленным в исполняемом документе вопросам.

2.4.4. Ежемесячное обобщение и анализ данных контроля, составление информационных справок о состоянии исполнительской дисциплины в Управлении и представление их начальнику Управления.

 

3. Организация контроля в структурных
подразделениях Управления

 

3.1. Руководитель структурного подразделения обеспечивает:

3.1.1. Оперативное рассмотрение документов, определение непосредственных исполнителей, а также контроль за своевременным и качественным исполнением документов по существу вопросов.

3.1.2. Регулярное рассмотрение на оперативных совещаниях в руководимых подразделениях вопросов исполнительской дисциплины, проведение анализа причин нарушения установленных сроков исполнения, принятие мер по своевременному и качественному исполнению документов (поручений).

3.1.3. Взаимозаменяемость должностных лиц структурного подразделения; передачу контролируемых документов другому должностному лицу в случае болезни ответственного исполнителя или убытия его в отпуск, командировку и т.д. Отсутствие непосредственного исполнителя или ответственного за делопроизводство не должно приводить к срыву установленных сроков исполнения документов (поручений).

3.2. Должностные лица отделений документационного обеспечения и ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях обеспечивают:

3.2.1. Своевременное получение документов в отделе документационного обеспечения, передачу их на рассмотрение руководству структурного подразделения и доведение до непосредственного исполнителя в течение одного дня после рассмотрения.

3.2.2. Информирование руководства структурного подразделения, а также отдела документационного обеспечения или организационно-инспекторской службы (в соответствии с пунктом 1.3 настоящего Положения) о ходе выполнения документов (поручений), об изменении сроков их исполнения.

3.2.3. Информирование о ходе исполнения поручений, содержащихся в протоколах и решениях коллегий, срок исполнения которых "постоянно" ("на постоянной основе", "в течение года"), до 1 июля и до 1 января за прошедшее полугодие.

3.2.4. Своевременное (не позднее следующего рабочего дня с момента исполнения) представление в отдел документационного обеспечения или организационно-инспекторскую службу письменных сведений об исполнении документов для снятия их с контроля.

3.3. Контроль исполнения писем и телетайпограмм, исходящих из Управления, осуществляют исполнители этих документов и ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Управления.

3.4. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию таможенного органа, направляются по принадлежности в срок, установленный действующим законодательством Российской Федерации, о чем уведомляется заявитель.

 

4. Организация контроля исполнения документов

 

4.1. Постановка документов на контроль осуществляется в соответствии со сроками, определенными в документах, резолюциях руководства Управления, или сроками, установленными действующим законодательством Российской Федерации.

4.2. При отсутствии в документе или резолюции точно установленного срока исполнения он исчисляется в календарных днях:

документов, поступивших из вышестоящих таможенных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа;

документов, поступивших из других организаций, таможенных органов, и обращений граждан - с даты поступления в Управление.

Сроки исполнения документов приведены в приложении к настоящему Положению.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Указанный порядок исчисления сроков исполнения документов не распространяется:

на обращения граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным законодательством, законодательством о гражданском судопроизводстве, законодательством об административных правонарушениях, трудовым законодательством Российской Федерации;

на жалобы на решения, действия (бездействие) таможенного органа или его должностных лиц, порядок рассмотрения и разрешения которых установлен главой 3 Федерального закона от 27.11.2010 N 311-ФЗ "О таможенном регулировании в Российской Федерации".

4.3. В случае если в документе или резолюции указаны несколько исполнителей, структурное подразделение (должностное лицо), названное первым, является ответственным исполнителем и организует выполнение поручения, если не оговорено иное.

Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки (или в срок, не превышающий двух третей от общего срока исполнения) необходимых материалов: проектов, справок, сведений.

При рассмотрении обращений граждан соисполнители в адрес ответственного исполнителя в пятнадцатидневный срок направляют свои предложения в соответствии с компетенцией.

В случае направления правовой службой в связи с рассмотрением жалобы на решения, действия (бездействие) таможенных органов и/или их должностных лиц, протеста прокурора запроса в иное структурное подразделение Управления данное структурное подразделение ответственно за своевременное и качественное исполнение запроса и представление правовой службе в установленные ею сроки (или в срок, не превышающий 7 рабочих дней со дня получения запроса) необходимых материалов: заключений, документов, сведений.

При обращении должностного лица правовой службы, уполномоченного на проведение консультаций, с письменным запросом в структурное подразделение Управления, в функции которого входит практическое разрешение вопросов таможенного дела, требуемая информация должна быть предоставлена в срок, не превышающий 5 рабочих дней.

4.4. Передача контрольных документов из одного подразделения в другое производится только через отдел документационного обеспечения, который вносит отметки о передаче документа в электронные карточки и передает документ в соответствующее структурное подразделение.

В случае поступления жалобы на решения, действия (бездействие) таможенных органов и/или их должностных лиц в иное структурное подразделение, минуя правовую службу, она передается этим структурным подразделением в правовую службу не позднее следующего рабочего дня.

4.5. Документы, поставленные на контроль в отделе документационного обеспечения и организационно-инспекторской службе, передаются в структурные подразделения с отметкой о контроле и указанием срока исполнения.

4.6. Ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении на основе полученных документов формируют контрольную картотеку по срокам исполнения.

4.7. Если к установленному сроку документ исполнить не представляется возможным, ответственный исполнитель не менее чем за 3 дня до истечения срока должен обратиться к лицу, установившему срок, с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Срок исполнения приказа (распоряжения) может быть изменен только путем издания нового приказа (распоряжения).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

Об установлении новых сроков исполнения в обязательном порядке сообщается в отдел документационного обеспечения или организационно-инспекторскую службу (в соответствии с пунктом 1.3 настоящего Положения) с предоставлением документа, подтверждающего изменение сроков.

В случае согласования переноса срока исполнения инициатором документа без документального подтверждения (по телефону или при личной встрече) об этом в отдел документационного обеспечения направляется служебная записка за подписью заместителя начальника Управления (начальника подразделения прямого подчинения).

4.8. Ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях ежедневно проверяют ход исполнения документов (поручений), срок исполнения которых истекает в ближайшие два дня. Полученные данные доводятся до сведения непосредственного исполнителя и руководства структурного подразделения.

4.9. Исполнитель предоставляет лицам, осуществляющим контроль, достоверную информацию по всем вопросам, связанным с ходом исполнения документов (поручений).

4.10. Должностные лица отделений документационного обеспечения и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях передают на регистрацию в отдел документационного обеспечения исходящие письма-ответы структурных подразделений на контрольные документы вместе с документами-запросами (основаниями) и дополнительной копией, а ответы на запросы таможенных органов и организаций также и с экземпляром регистрационно-контрольной карточки, полученным подразделением.

Перед регистрацией исходящих документов должностные лица отдела документационного обеспечения проверяют наличие на документе подписей и соответствующих виз (в т.ч. и соисполнителей, указанных в резолюции), приложений к документам, фамилии и номера телефона исполнителя, а также правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ.

Письма, оформленные с нарушением Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), возвращаются в структурное подразделение на доработку.

 

5. Снятие документа с контроля

 

5.1. Снятие документов с контроля осуществляет руководство Управления или по его поручению отдел документационного обеспечения и организационно-инспекторская служба. На документах, снятых с контроля, проставляются отметки об исполнении документа и направлении его в дело. Информация об исполнении документа отражается в электронной карточке.

5.2. Документ (поручение) считается исполненным и снимается с контроля после выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям или лицам.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу (поручению), не может служить основанием для признания документа (поручения) исполненным.

5.3. Для снятия документа с контроля исполнитель представляет в отдел документационного обеспечения или организационно-инспекторскую службу (в соответствии с пунктом 1.3 настоящего Положения) копию ответа или другие материалы, свидетельствующие об исполнении документа (справки, докладные записки и др.).

О ходе выполнения приказов и распоряжений Управления структурным подразделением, которому дано в них поручение, в установленный срок вносится докладная записка на имя начальника Управления или должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением приказа, распоряжения. Докладная записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложения о снятии документа с контроля или о продлении сроков исполнения.

После получения резолюции руководства Управления копия докладной записки передается в отдел документационного обеспечения для снятия поручений с контроля или продления сроков исполнения.

5.4. Снять документ с контроля без исполнения может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.

5.5. Снятие с контроля документов, имеющих штамп "Контроль в подразделении", производится руководителями структурных подразделений Управления.

Ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях представляют в отдел документационного обеспечения регистрационно-контрольные карточки со всеми необходимыми отметками об исполнении и списании в дело документов, имеющих штамп "Контроль в подразделении", по мере их исполнения, но не реже одного раза в месяц.

 

Начальник отдела документационного
обеспечения Управления
Ю.А.Шальнов

 

 

Приложение
к Положению об организации
контроля за исполнением
документов в Управлении

 

СРОКИ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ПОРУЧЕНИЙ), ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ

 

┌────┬────────────────────────────────────────────────┬───────────────────┐
│N   │Наименование документов (поручений)             │Сроки исполнения   │
│п/п │                                                │                   │
├────┼────────────────────────────────────────────────┼───────────────────┤
│1.  │Документы без указания конкретной даты          │                   │
│    │исполнения, имеющие в тексте (резолюции):       │                   │
│    │пометку "срочно"                                │3 дня              │
│    │пометку "оперативно"                            │10 дней            │
│    │пометку "возможно короткие сроки"               │10 дней            │
│    │остальные                                       │не более месяца    │
├────┼────────────────────────────────────────────────┼───────────────────┤
│2.  │Обращения и запросы депутатов                   │не позднее 30 дней │
│    │                                                │со дня получения   │
├────┼────────────────────────────────────────────────┼───────────────────┤
│3.  │Внутренние документы Управления (приказы,       │1 месяц со дня     │
│    │распоряжения, решения коллегии, протоколы       │регистрации, если  │
│    │совещаний и др.)                                │срок не определен  │
├────┼────────────────────────────────────────────────┼───────────────────┤
│4.  │Письма таможенных органов, учреждений,          │до 1 месяца        │
│    │организаций и предприятий с резолюцией          │                   │
│    │руководства Управления                          │                   │
├────┼────────────────────────────────────────────────┼───────────────────┤
│5.  │Обращения граждан                               │30 дней            │
│    │Письменные запросы граждан в соответствии со    │10 дней            │
│    │статьей 50 Федерального закона от 27.11.2010    │                   │
│    │N 311-ФЗ "О таможенном регулировании в          │                   │
│    │Российской Федерации"                           │                   │
├────┼────────────────────────────────────────────────┼───────────────────┤
│6.  │Телетайпограммы, телеграммы:                    │                   │
│    │с пометкой "Срочно"                             │в день поступления │
│    │остальные                                       │до 5 дней          │
├────┼────────────────────────────────────────────────┼───────────────────┤
│7.  │Сообщения, опубликованные в средствах массовой  │не позднее 2 недель│
│    │информации, теле- и радиопередачах              │                   │
├────┼────────────────────────────────────────────────┼───────────────────┤
│8.  │Протест прокурора                               │10 дней            │
│    │Представление прокурора                         │1 месяц            │
│    │Частное определение суда                        │до 1 месяца        │
├────┼────────────────────────────────────────────────┼───────────────────┤
│9.  │Запросы таможенных служб государств - участников│                   │
│    │СНГ:                                            │                   │
│    │с пометкой "срочно"                             │2 недели           │
│    │остальные                                       │2 месяца           │
├────┼────────────────────────────────────────────────┼───────────────────┤
│10. │Запросы Федеральной налоговой службы            │30 календарных дней│
├────┼────────────────────────────────────────────────┼───────────────────┤
│11. │Запросы Федеральной службы судебных приставов   │7 календарных дней │
│    │                                                │или в указанный ими│
│    │                                                │срок               │
├────┼────────────────────────────────────────────────┼───────────────────┤
│12. │Запросы о производстве следственных или         │10 дней            │
│    │розыскных действий в соответствии со статьей 152│                   │
│    │Уголовно-процессуального кодекса Российской     │                   │
│    │Федерации                                       │                   │
├────┼────────────────────────────────────────────────┼───────────────────┤
│13. │Заявления о предоставлении консультации по      │30 календарных дней│
│    │таможенному законодательству                    │                   │
└────┴────────────────────────────────────────────────┴───────────────────┘

 

Комментарии
Мы будем рады любым предложениям и замечаниям по работе и содержанию сайта www.alta.ru.
Помогите нам стать лучше!