Приказ ЦТУ ФТС России от 25.09.2012 № 581

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, специальную и другую документацию Управления, а также оказания методической помощи таможням и организации архивного хранения документов ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Центрального таможенного управления (приложение 1).

2. Утвердить состав постоянно действующей экспертной комиссии Центрального таможенного управления (приложение 2).

3. Начальнику архивного отделения Управления Г.П. Прохоровой организовать работу постоянно действующей экспертной комиссии Центрального таможенного управления.

4. Признать утратившими силу:

приказ Управления от 27.03.2007 N 120 "Об утверждении Положения об экспертной комиссии Центрального таможенного управления";

приказ Управления от 22.03.2011 N 189 "О внесении изменений в приказ Управления от 27.03.2007 N 120";

приказ Управления от 08.06.2012 N 351 "О внесении изменения в приказ Управления от 27.03.2007 N 120".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) Центрального таможенного управления создается для организации и проведения методической, практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующихся в процессе деятельности ЦТУ.

1.2. ЭК является совещательным органом при начальнике ЦТУ.

Решения ЭК вступают в силу после их утверждения руководством ЦТУ. В необходимых случаях (раздел III настоящего Положения) решения ЭК утверждаются после их предварительного согласования с Центральным архивом города Москвы Главного архивного управления города Москвы (далее - ЦАГМ Главархива Москвы).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется нормативными и иными актами Росархива, нормативными и иными правовыми актами ФТС России, правовыми актами ЦТУ, нормативно-методическими документами ЦАГМ Главархива Москвы, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим Положением.

1.4. ЭК возглавляет один из заместителей начальника ЦТУ, а ее секретарем является лицо, ответственное за организацию и ведение архивной работы в ЦТУ.

Персональный состав ЭК утверждается приказом ЦТУ из числа наиболее квалифицированных должностных лиц структурных подразделений ЦТУ, представителя отдела документационного обеспечения.

В качестве экспертов к работе ЭК могут привлекаться представители иных организаций.

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче на архивное хранение.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в ЦАГМ Главархива Москвы.

3.1. Организация и проведение совместно с отделом документационного обеспечения работы по ежегодному отбору дел (в том числе научно-технической и специальной документации) ЦТУ для дальнейшего хранения и уничтожения.

3.2. Рассмотрение и внесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) ЦАГМ Главархива Москвы проектов номенклатур дел ЦТУ; описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу; актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

3.3. Подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК ЦАГМ Главархива Москвы предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.

3.4. Участие в подготовке и рассмотрении проектов методических документов по вопросам работы с документами в ЦТУ.

3.5. Осуществление методического руководства и контроля за работой экспертных комиссий таможенных органов, подчиненных ЦТУ, проверка их деятельности и периодическое заслушивание на своих заседаниях докладов, сообщений председателей этих комиссий.

3.6. Оказание методической и практической помощи таможенным органам, подчиненным ЦТУ, не состоящим на учете в качестве источников комплектования государственного (муниципального) архива, по вопросам рассмотрения и согласования номенклатур дел, описей и методических пособий по организации, хранению, учету документов.

3.7. Совместно с отделом документационного обеспечения и кадровой службой ЦТУ проведение консультаций по вопросам работы с документами, участие в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации должностных лиц и работников ЦТУ.

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям, отдельным должностным лицам ЦТУ по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от начальников структурных подразделений ЦТУ письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях начальников структурных подразделений ЦТУ о ходе подготовки документов к архивному хранению, условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений ЦТУ, представителей ЦАГМ Главархива Москвы и иных организаций.

4.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство ЦТУ по вопросам, относящимся к компетенции экспертной комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять ЦТУ в ЦАГМ Главархива Москвы.

5.1. ЭК взаимодействует с ЭПК ЦАГМ Главархива Москвы и Центральной экспертной комиссией ФТС России, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК.

5.3. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство ЦТУ (в необходимых случаях по согласованию с ЦАГМ Главархива Москвы).

5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря ЭК.