Приказ Пермской таможни ПТУ от 06.06.2019 № 432 "Об утверждении регламента проведения служебных совещаний у начальника Пермской таможни"

В соответствии с подпунктом 1 пункта 15 раздела III Общего положения о таможне, утвержденного Приказом ФТС России от 31 мая 2018 г. N 833, а также в целях повышения эффективности функционирования системы управления, принятия обоснованных управленческих решений и контроля исполнения задач, поставленных перед структурными подразделениями Пермской таможни (далее - таможня), ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый Регламент проведения служебных совещаний у начальника таможни.

2. Заместителям начальника таможни, начальникам структурных подразделений таможни, таможенных постов, иным должностным лицам таможни принимать участие в служебных совещаниях согласно Регламенту проведения служебных совещаний у начальника таможни.

3. Начальнику информационно-технической службы таможни М.В.Лискову обеспечить подключение системы видео-конференц-связи и технических средств, необходимых для проведения служебных совещаний.

4. Признать утратившими силу приказы таможни:

от 22 февраля 2017 г. N 208 "Об утверждении Регламента проведения служебных совещаний у начальника Пермской таможни";

от 23 мая 2017 г. N 498 "О внесении изменения в Приказ Пермской таможни от 22 февраля 2017 г. N 208".

Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

1. Общие положения

1.1. Регламент проведения служебных совещаний у начальника Пермской таможни (далее - Регламент) устанавливает порядок:

проведения служебных совещаний у начальника Пермской таможни (далее - служебное совещание) и их периодичность;

подготовки и рассмотрения вопросов на служебных совещаниях;

принятия и оформления решений служебных совещаний, контроля их исполнения.

Служебные совещания проводятся в целях анализа обстановки и принятия управленческих решений по вопросам деятельности таможни и подчиненных ей таможенных постов, обеспечения эффективного взаимодействия между структурными подразделениями таможни и таможенными постами при реализации ими установленных функций и выполнении поставленных задач.

1.2. Служебные совещания проводятся в следующих форматах:

плановое совещание в постоянном составе;

совещание в расширенном составе;

внеочередное оперативное совещание.

1.3. Руководство работой служебного совещания осуществляется начальником таможни либо лицом, его замещающим.

Организационно-методическое обеспечение проведения служебного совещания (за исключением внеочередного оперативного совещания) возлагается на организационно-аналитический отдел (далее - ОАО) таможни.

Ответственным секретарем служебного совещания (далее - ответственный секретарь) является должностное лицо ОАО таможни либо лицо, определяемое начальником таможни. В функции ответственного секретаря входит ведение протокола.

Контроль исполнения решений служебного совещания возлагается на ОАО таможни.

1.4. Техническое обеспечение проведения служебных совещаний осуществляется информационно-технической службой таможни.

1.5. Служебное совещание может включать закрытую часть (для обсуждения вопросов, выносимых для закрытого рассмотрения с участием исключительно должностных лиц таможни и таможенных постов таможни, имеющих соответствующий допуск к сведениям, составляющим государственную тайну).

1.6. Участники служебного совещания используют следующие методы его проведения:

доклад - выступление одного или нескольких участников по определенному вопросу;

обмен мнениями (информацией) - каждый из участников по очереди высказывается на определенную тему (отвечает на конкретный вопрос);

выступление (в прениях) - любой из участников может взять слово по имеющемуся вопросу.

1.7. Изменение даты, времени, состава участников и места проведения служебных совещаний производится только по указанию начальника таможни либо лица, его замещающего, о чем ответственный секретарь своевременно извещает участников совещания.

2. Плановое совещание в постоянном составе

2.1. Плановое совещание в постоянном составе проводится еженедельно в кабинете N 307. О дате и времени проведения планового совещания в постоянном составе участников совещания информирует ответственный секретарь.

Плановое совещание в постоянном составе может быть отменено по указанию начальника таможни либо лица, его замещающего, о чем ответственный секретарь извещает участников совещания.

2.2. Состав участников планового совещания является постоянным, определяется настоящим Регламентом и не подлежит дополнительному утверждению начальником таможни.

В плановом совещании в постоянном составе принимают участие следующие должностные лица либо лица, их замещающие (далее - постоянные участники):

начальник таможни;

первый заместитель начальника таможни;

заместители начальника таможни;

начальник информационно-технической службы таможни;

начальники отделов, отделений и отдельные должности, непосредственно подчиненных начальнику таможни.

Начальники таможенных постов принимают участие в плановом совещании в постоянном составе в режиме видео-конференц-связи. По решению начальника таможни в совещании могут принимать участие другие лица.

2.3. На плановом совещании в постоянном составе заслушиваются вопросы в соответствии с повесткой, формируемой ответственным секретарем совещания и утверждаемой начальником таможни либо лицом, его замещающим, в том числе:

доклады постоянных участников в пределах их компетенции:

об основных результатах работы таможни и подчиненных ей таможенных постов за прошедшую неделю и о планируемых мероприятиях на предстоящую неделю;

о ходе выполнения показателей результативности деятельности, показателей эффективности деятельности таможни;

о проблемах в деятельности подчиненных подразделений, путях их решения;

об исполнении решений и поручений, принятых на предыдущих совещаниях у начальника таможни, в случае необходимости - рассмотрение вопроса о переносе сроков исполнения поручений с отражением в протоколе совещания, а также об исполнении решений и поручений руководства Приволжского таможенного управления;

о контроле исполнительской дисциплины в таможне и на таможенных постах;

о документах, стоящих на контроле в отделе документационного обеспечения таможни;

доклады начальников таможенных постов либо лиц, их замещающих:

об организации и применяемых инструментах при осуществлении контроля за сроками совершения таможенных операций, в том числе при применении форм таможенного контроля и мер, обеспечивающих их применение;

о нештатных ситуациях (вне зависимости от категории), возникающих в функционировании информационных систем таможни, с указанием времени возникновения, причины, последствия.

В ходе планового совещания в постоянном составе могут рассматриваться и другие вопросы, требующие принятия оперативного решения.

Регламент проведения плановых совещаний в постоянном составе:

доклад - до 5 мин.;

выступление (в прениях) - до 2 мин.

3. Совещание в расширенном составе

3.1. Совещание в расширенном составе проводится по решению начальника таможни и является совещательным органом коллективного рассмотрения и обсуждения актуальных вопросов деятельности таможни.

В состав совещания в расширенном составе входят следующие должностные лица либо лица, их замещающие:

начальник таможни;

первый заместитель начальника таможни;

заместители начальника таможни;

начальник информационно-технической службы таможни;

начальники структурных подразделений таможни и таможенных постов;

отдельные должности;

ответственный секретарь совещания;

иные приглашенные лица (по решению начальника таможни).

3.2. Работа участников совещания в расширенном составе осуществляется в соответствии с повесткой, формируемой ОАО таможни и утверждаемой начальником таможни либо лицом, его замещающим.

Регламент проведения совещаний в расширенном составе:

доклад - до 20 мин.;

выступление (в прениях) - до 10 мин.

Изменение тематики, перенос сроков рассмотрения, исключение вопросов, внесенных в утвержденную повестку, допускается по указанию начальника таможни либо лица, его замещающего.

3.3. Подготовку рабочих материалов и необходимой информации для рассмотрения в ходе совещания обеспечивают докладчики в соответствии с повесткой.

Рабочие материалы подготавливаются и представляются в ОАО таможни не позднее чем за 1 рабочий день до проведения совещания, и содержат в себе:

предложения в проект решения совещания;

демонстрационные материалы к нему.

4. Внеочередное оперативное совещание

Внеочередное оперативное совещание проводится по решению начальника таможни либо лица, его замещающего, заместителей начальника таможни, начальников структурных подразделений таможни и таможенных постов.

Состав участников, дата, время, место проведения внеочередного оперативного совещания, перечень вопросов для рассмотрения, порядок докладов и заслушивания участников определяется начальником таможни либо лицом, его замещающим, по представлению инициатора проведения совещания.

Для внеочередного оперативного совещания повестка может не формироваться.

Организация проведения внеочередного оперативного совещания (в том числе ведение протокола) возлагается на инициатора его проведения либо на иное должностное лицо (структурное подразделение таможни) по решению начальника таможни, либо лица, его замещающего.

5. Порядок оформления и контроль исполнения решений, принятых на служебных совещаниях

5.1. Итоговым документом служебного совещания является протокол по форме, приведенной в приложениях N 1, 2 к настоящему Регламенту, в который вносятся обсуждаемые вопросы и решения по рассматриваемым вопросам, принятые на совещании.

Подготовка протокола служебного совещания возлагается на ответственного секретаря.

Заместители начальника таможни, начальники структурных подразделений таможни, по направлению деятельности которых даны поручения, направляют ответственному секретарю в электронном виде в день проведения совещания (до конца рабочего дня) формулировки поручений для включения в протокол с указанием ответственных исполнителей.

Протокол представляется на подпись начальнику таможни либо лицу, его замещающему, в течение 2 рабочих дней после проведения совещания.

По решению начальника таможни сроки оформления протокола служебного совещания и доведения его до участников совещания могут быть изменены.

Протокол служебного совещания, подписанный начальником таможни либо лицом, его замещающим, размещается должностным лицом ОАО таможни в ИСС "Портал ПТУ" в разделе "Таможни Приволжского региона/Пермская таможня/Управленческая деятельность/Проведение совещаний" и рассылается в структурные подразделения таможни и на таможенные посты посредством системы электронного документооборота.

5.2. Обеспечивает выполнение, осуществляет координацию работы и несет ответственность за исполнение решений служебных совещаний, своевременное изменение срока, приостановление исполнения решения служебного совещания, а также отмену (снятие с контроля) решения служебного совещания ответственный исполнитель, указанный в соответствующей графе протокола служебного совещания. Ответственный исполнитель, осуществляющий снятие с контроля поручения принятого в ходе служебного совещания у начальника таможни, определен статусом "К". Соисполнители, указанные в протоколе, могут предоставлять информацию ответственному исполнителю посредством системы электронного документооборота либо с помощью Microsoft Office Outlook.

Срок исполнения решения определяется начальником таможни либо лицом, его замещающим, в ходе служебного совещания и исчисляется с даты его проведения. Конечная дата исполнения указывается в соответствующей графе протокола служебного совещания.

5.3. Контроль исполнения решений служебного совещания возлагается на ОАО таможни и осуществляется посредством ведения контрольного листа исполнения поручений по форме, приведенной в приложении N 3 к настоящему Регламенту.

Контрольный лист исполнения поручений размещается в ИСС "Портал ПТУ" в разделе "Таможни Приволжского региона/Пермская таможня/Управленческая деятельность/Контроль исполнительской дисциплины/Мониторинг контрольных мероприятий", а также на общедоступном диске U:\USER_ALL\ALL4ALL\Протоколы совещаний.

В установленные протоколом служебного совещания сроки ответственные исполнители направляют информацию об исполнении решений служебных совещаний по форме, предусмотренной протоколом служебного совещания. В случае отсутствия указания в протоколе формы исполнения решения информация направляется докладной запиской посредством системы электронного документооборота на имя начальника таможни либо лица, его замещающего (мероприятия со сроком "постоянно", "в течение года", а также с продолжительными сроками исполнения (такими как "январь - декабрь", "еженедельно"), - в срок не позднее чем за 4 рабочих дня до окончания текущего года.

Контроль за исполнением решения совещания со сроком исполнения без указания конкретной даты его исполнения осуществляется ОАО таможни в пределах текущего года.

На основании предоставленной информации ОАО таможни вносит отметки об исполнении решений служебного совещания в контрольный лист исполнения поручений с указанием реквизитов подтверждающих документов (при их наличии).

5.4. Изменение срока исполнения решения служебного совещания, а также снятие с контроля решения служебного совещания производится начальником таможни либо лицом, его замещающим.

Ответственные исполнители ходатайствуют о необходимости изменения срока исполнения поручения, приостановления исполнения либо отмены (снятия с контроля) решения служебного совещания:

письменно в виде докладной записки на имя начальника таможни либо лица, его замещающего, содержащей мотивированную позицию, не позднее чем за 1 день до истечения срока исполнения решения;

либо с докладом на служебном совещании.

Изменение срока исполнения решения служебного совещания, а также снятие с контроля решения служебного совещания документируется положительной резолюцией начальника таможни либо лица, его замещающего, либо отражается в протоколе служебного совещания. Новый срок исполнения вносится ОАО таможни в контрольный лист исполнения поручений.

5.5. Снятие решения служебного совещания с контроля осуществляется ответственным должностным лицом ОАО таможни по следующим основаниям:

при предоставлении документа, подтверждающего исполнение решения;

в соответствии с докладом на очередном служебном совещании должностным лицом об исполнении поручения, при этом снятие решения с контроля отражается в протоколе данного совещания;

в соответствии с резолюцией начальника таможни либо лица, его замещающего.

5.6. ОАО обеспечивает мониторинг хода исполнения поручений с доведением результатов начальнику таможни либо лицу, его замещающему:

еженедельно - в форме доклада в ходе планового совещания в постоянном составе;

ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом (за декабрь - до 25 января), - в форме докладной записки об исполнении структурными подразделениями таможни поручений начальника таможни с соответствующей отметкой об исполнении решений.

5.7. ОАО формирует комплекты протоколов служебных совещаний и копий документов, подтверждающих исполнение принятых решений, и осуществляет их хранение.