Приказ ФТС России от 30.06.2020 № 600 "Об утверждении Порядка работы с обращениями граждан в таможенных органах Российской Федерации"

В целях совершенствования работы с обращениями граждан в таможенных органах Российской Федерации ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с обращениями граждан в таможенных органах Российской Федерации (далее - Порядок).

2. Начальникам структурных подразделений ФТС России, региональных таможенных управлений, таможен и таможенных постов обеспечить организацию работы с обращениями граждан в соответствии с Порядком.

3. Признать утратившим силу приказ ФТС России от 30 июня 2014 г. N 1240 "Об утверждении Порядка работы с обращениями граждан в ФТС России и таможенных органах Российской Федерации".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

1. Настоящий Порядок определяет последовательность действий должностных лиц ФТС России и региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов (далее - территориальные таможенные органы) при приеме, регистрации и рассмотрении обращений граждан, подлежащих рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196; 2013, N 19, ст. 2307, N 27, ст. 3474; 2014, N 48, ст. 6638; 2015, N 45, ст. 6206; 2017, N 49, ст. 7327; 2018, N 53, ст. 8454) (далее соответственно - обращения граждан, Федеральный закон).

2. Настоящий Порядок не распространяется на обращения граждан, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и федеральными законами1, за исключением Федерального закона, и передаваемые после регистрации в соответствии с инструкцией по делопроизводству в территориальных таможенных органах на исполнение в структурные подразделения территориального таможенного органа, которые самостоятельно осуществляют контроль сроков исполнения указанных обращений.

1 Часть 2 статьи 1 Федерального закона.

3. Настоящий Порядок разработан с учетом Федерального закона, Положения о Федеральной таможенной службе, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 16 сентября 2013 г. N 809 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 38, ст. 4823; 2019, N 23, ст. 2955), Регламента Федеральной таможенной службы, утвержденного приказом ФТС России от 4 сентября 2018 г. N 1380 (зарегистрирован Минюстом России 25.09.2018, регистрационный N 52242) (далее - Регламент ФТС России).

4. ФТС России и территориальные таможенные органы регистрируют и рассматривают обращения граждан, поступившие:

лично;

по телефону (в целях записи на личный прием);

в письменном виде на почтовый адрес ФТС России, территориального таможенного органа, через накопительный ящик для приема корреспонденции, факсимильной или телеграфной связью и при непосредственном заполнении обращения в ФТС России, территориальном таможенном органе;

в форме электронного документа на официальный сайт ФТС России, регионального таможенного управления, таможни, непосредственно подчиненной ФТС России, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - официальный сайт), или на официальный адрес электронной почты ФТС России, территориального таможенного органа.

Поступившая на официальные сайты информация в виде комментариев, результатов анкетирования, а также иная аналогичная информация, не подлежит регистрации.

5. Регистрация обращений граждан осуществляется в ведомственной системе электронного документооборота (далее - СЭД) в базе данных, предназначенной для регистрации обращений граждан.

6. В части требований к оформлению и отправке почтовой связью исходящих документов во исполнение обращений граждан и организации работы с обращениями граждан в структурных подразделениях таможенных органов необходимо руководствоваться инструкциями по делопроизводству в ФТС России и территориальных таможенных органах.

7. Делопроизводство по обращениям граждан ведется централизованно в Управлении делами ФТС России (далее - Управление делами). Организация делопроизводства по обращениям граждан, методическое руководство и контроль за соблюдением настоящего Порядка возложены на отдел организации работы с гражданами (Приемную ФТС России) (далее - Приемная ФТС России).

8. Должностные лица Приемной ФТС России регистрируют все поступившие обращения граждан, включая обращения, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным Федеральным законом для письменных обращений и обращений в форме электронного документа.

9. В случае поступления в конвертах обращений граждан нескольких текстов от одного либо от разных авторов регистрации подлежит каждый текст в отдельности, а также проверяется наличие и полнота вложений к таким самостоятельным текстам.

10. Прием обращений граждан в форме электронных документов осуществляют должностные лица Приемной ФТС России. Обращения граждан, поступившие в форме электронных документов, обрабатываются и хранятся в СЭД.

При регистрации обращений граждан должностными лицами Приемной ФТС России в СЭД создается электронная регистрационная карточка (далее - ЭРК) обращения. Обращения граждан, поступившие на бумажном носителе, включаются в СЭД после создания электронных копий и присоединения их к ЭРК.

11. В ЭРК вносятся следующие обязательные сведения об обращениях граждан:

вид обращения (заявление, предложение, жалоба);

форма поступления обращения (в письменной форме, в форме электронного документа, в устной форме);

адресат (наименование таможенного органа, в адрес которого направлено обращение, или должностное лицо, на имя которого направлено обращение);

адресант (фамилия(и), имя(имена), отчество(а) автора(ов) (последнее - при наличии), почтовый(ые) адрес(а) и (или) адрес(а) электронной почты);

отметка о способе доставки обращения (МЭДО2, сайт, электронная почта), при поступлении обращения посредством факсимильной или телеграфной связи делается соответствующая запись в ЭРК;

2 Межведомственный электронный документооборот.

дата регистрации обращения, входящий регистрационный номер;

количество листов основного обращения, количество листов приложения (формат электронного файла - для архивных файлов), отметка о конфиденциальности;

наименование обращения;

аннотация (краткое содержание поставленных в обращении вопросов автором, ключевые слова);

тематика обращения (вопрос по тематическому классификатору);

подразделение-исполнитель;

указания по исполнению (резолюция) (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

движение обращения;

сведения о постановке на контроль;

срок исполнения обращения;

отметка об исполнении обращения (резолюции), снятии с контроля и направлении его в дело.

Состав основных сведений дополняется информацией (при наличии) о:

дате и регистрационном номере обращения, присвоенных автором;

корреспонденте (при направлении обращения государственным органом, органом местного самоуправления, должностным лицом (далее - органы государственной власти) - наименование органа государственной власти, дата, исходящий регистрационный номер документа, а также фамилия и инициалы лица, подписавшего документ);

промежуточных сроках исполнения;

переносе сроков исполнения;

связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в том числе сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

повторности обращения;

направлении гражданином запроса о предоставлении информации в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776; 2018, N 1, ст. 7);

иными сведениями3.

3 Пункты 4.7 и 4.8 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22 мая 2019 г. N 71 (зарегистрирован Минюстом России 27.12.2019, регистрационный N 57023).

12. Присвоение регистрационных номеров обращениям граждан осуществляется в СЭД автоматически.

Регистрационный номер обращения состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера обращения, а также буквы (постфикса) "и", если обратившийся является иностранным гражданином (например, "В-0010", "К-0134","Ж-1215и").

На коллективных обращениях граждан (совместное обращение двух и более авторов по общему для них вопросу, а также обращение от имени трудовых коллективов, членов одной семьи) перед порядковым номером проставляются буквы "Кл" (например, "Кл-0079"). На анонимных обращениях граждан перед порядковым номером проставляется буква "А" (например, "А-1618").

13. Регистрационный номер, дата регистрации, количество листов основного обращения гражданина, общее количество листов приложений указываются в регистрационном штампе, в том числе сформированном с использованием СЭД, который проставляется, как правило, в правом нижнем углу первого листа обращения гражданина.

14. При отсутствии отдельных листов в обращении гражданина или в приложении к обращению, их повреждении, отсутствии приложения к обращению при наличии ссылки в тексте обращения на приложение, обнаружении во вложении оригиналов документов в ЭРК делается соответствующая запись.

При наличии в приложении к письменному обращению документов, содержащих конфиденциальную информацию, в том числе служебную информацию ограниченного распространения, или персональные данные, такие документы учитываются в общем количестве листов приложения, но создание их электронных копий не производится.

15. Конверты, в которых поступили обращения граждан, сохраняются для установления адреса отправителя или подтверждения даты отправления обращения. Электронная копия конверта прикрепляется к ЭРК.

16. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и пересланные для рассмотрения в ФТС России, а также дополнения автора к ранее направленному в ФТС России обращению при наличии такого обращения в ФТС России, находящегося на рассмотрении и не снятого с контроля, учитываются под регистрационным номером ранее поступившего в ФТС России обращения (например, "к вх. К-0025") с указанием даты поступления, добавлением нового корреспондента и направляются в структурное подразделение-исполнитель с отражением указанной информации в ЭРК.

17. Приемной ФТС России проводится предварительное рассмотрение обращений граждан на основании установленного в ФТС России распределения обязанностей между руководителем ФТС России и его заместителями в целях распределения их на требующие обязательного рассмотрения руководителем ФТС России, лицом, исполняющим обязанности руководителя ФТС России, заместителем руководителя ФТС России (далее - руководство ФТС России) и направляемые непосредственно в структурные подразделения ФТС России для дальнейшего исполнения исходя из:

адресования;

оценки содержания;

определения срочности исполнения содержащихся в сопроводительных документах поручений (указаний).

Обращения граждан, адресованные конкретному должностному лицу ФТС России, непосредственно структурным подразделениям ФТС России и их должностным лицам, передаются адресатам без предварительного рассмотрения.

18. После регистрации обращения граждан:

докладываются Управлением делами руководству ФТС России для оформления указания по их исполнению (резолюции);

направляются руководством Управления делами или Приемной ФТС России по компетенции на исполнение в структурное(ые) подразделение(я) ФТС России.

Если указание по исполнению обращения гражданина (резолюция) содержит поручение нескольким структурным подразделениям ФТС России или территориальным таможенным органам, ответственным исполнителем является должностное лицо (структурное подразделение), территориальный таможенный орган, указанные первым или обозначенные словом "ответственный" (далее - головной исполнитель4).

4 Далее по тексту головным исполнителем также считается структурное подразделение (таможенный орган) - ответственный исполнитель, указанное в резолюции единственным.

19. Рассмотренные руководителем ФТС России, лицом, исполняющим обязанности руководителя ФТС России, обращения граждан на бумажном носителе с указаниями по их исполнению (резолюциями) возвращаются в Приемную ФТС России для перенесения указаний (поручений) в ЭРК.

Рассмотренные заместителями руководителя ФТС России обращения граждан на бумажном носителе с указаниями по их исполнению (резолюциями) возвращаются в Приемную ФТС России из секретариата заместителей руководителя ФТС России с внесенными в ЭРК указаниями (поручениями).

После рассмотрения руководством ФТС России обращений граждан должностные лица Приемной ФТС России осуществляют внесение в ЭРК необходимой информации, в том числе сведений о постановке обращений на контроль и сроке исполнения, прикрепление к ЭРК электронных копий документов и в течение одного рабочего дня направляют обращения граждан в СЭД и на бумажных носителях (при наличии) на исполнение в структурные подразделения ФТС России (территориальные таможенные органы) согласно указанию по их исполнению (резолюции).

Обращения граждан, рассмотренные в СЭД, поступают на исполнение в структурные подразделения ФТС России (территориальные таможенные органы) согласно указанию по их исполнению (резолюции).

20. Обращения граждан, не требующие обязательного рассмотрения руководством ФТС России, направляются по компетенции на исполнение в структурные подразделения ФТС России в СЭД и на бумажных носителях (при наличии) после внесения в ЭРК необходимой информации и прикрепления к ЭРК электронных копий документов.

Обращения граждан, поступившие в форме электронного документа, направляются в структурные подразделения ФТС России (территориальные таможенные органы) по СЭД.

Подлинник обращения направляется должностными лицами Приемной ФТС России головному исполнителю с соответствующей пометкой в ЭРК, электронные копии обращения - головному исполнителю и структурным подразделениям ФТС России (территориальным таможенным органам) - соисполнителям поручения.

21. По каждому обращению гражданина, поступившему на исполнение, начальником (заместителем начальника) структурного подразделения ФТС России в течение трех рабочих дней со дня регистрации обращения должно быть принято одно из следующих решений:

о принятии обращения к рассмотрению;

об инициировании изменения определенного руководством ФТС России в указании по исполнению обращения гражданина (резолюции) головного исполнителя или структурных подразделений-соисполнителей в соответствии с пунктом 24 настоящего Порядка;

о передаче обращения на исполнение в другое структурное подразделение ФТС России;

о возврате обращения в Управление делами для передачи обращения по компетенции на исполнение в другое структурное подразделение ФТС России.

22. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию ФТС России, направляется головным исполнителем в течение семи дней со дня регистрации в органы государственной власти, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона.5

5 Часть 3 статьи 8 Федерального закона.

23. Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется головным исполнителем в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона.6

6 Часть 3.1 статьи 8 Федерального закона.

24. Передача обращений граждан на бумажном носителе от руководства ФТС России в структурные подразделения ФТС России (территориальные таможенные органы), а также между структурными подразделениями ФТС России осуществляется через Приемную ФТС России.

О передаче обращения на исполнение в другое структурное подразделение ФТС России структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, или лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях ФТС России (далее - служба делопроизводства структурного подразделения), информируют Приемную ФТС России.

Для изменения определенного руководством ФТС России в указании по исполнению обращения гражданина (резолюции) головного исполнителя или структурных подразделений-соисполнителей головной исполнитель направляет на имя руководства ФТС России докладную записку (письмо), содержащую выводы и предложения относительно назначения головным исполнителем иного структурного подразделения ФТС России (территориального таможенного органа) или изменения структурных подразделений-соисполнителей.

Докладная записка (письмо) с резолюцией руководства ФТС России направляется в Приемную ФТС России (доводится до сведения Приемной ФТС России) для внесения соответствующих изменений в ЭРК и передается новому головному исполнителю вместе с подлинником обращения (при наличии) или направляется новым структурным подразделениям-соисполнителям.

25. Если по содержанию обращения гражданина будет установлено, что оно адресовано Управлением делами в структурное подразделение ФТС России не по компетенции, то в сроки, определенные пунктом 21 настоящего Порядка, служба делопроизводства головного исполнителя вносит в ЭРК решение (резолюцию) начальника (заместителя начальника) структурного подразделения ФТС России о направлении обращения гражданина по компетенции в иное структурное подразделение ФТС России и в течение одного рабочего дня информирует об этом должностных лиц Приемной ФТС России. Подлинник обращения (при наличии) в течение одного рабочего дня возвращается службой делопроизводства структурного подразделения в Приемную ФТС России.

Информация о принятии начальником (заместителем начальника) структурного подразделения ФТС России решения (резолюции) в электронном виде о передаче обращения гражданина по компетенции в иное структурное подразделение ФТС России в течение одного рабочего дня доводится службой делопроизводства головного исполнителя до сведения должностных лиц Приемной ФТС России.

В случае пропуска срока, установленного пунктом 21 настоящего Порядка, головной исполнитель направляет в иное структурное подразделение ФТС России служебную записку о передаче обращения по компетенции, в которой разъясняет в части своей компетенции вопросы, затронутые автором (при наличии), и обосновывает передачу обращения на рассмотрение. О направлении обращения гражданина по компетенции в иное структурное подразделение ФТС России служба делопроизводства головного исполнителя в течение одного рабочего дня информирует должностных лиц Приемной ФТС России.

26. Обращения граждан, требующие исполнения в территориальном таможенном органе в соответствии с указанием по их исполнению (резолюцией) руководства ФТС России, в течение одного рабочего дня с момента поступления такой резолюции в Приемную ФТС России направляются должностными лицами Приемной ФТС России в территориальный таможенный орган по СЭД.

Если в указании по исполнению обращения гражданина (резолюции) территориальный таможенный орган указан в качестве головного исполнителя, должностные лица Приемной ФТС России уведомляют автора о направлении его обращения на исполнение в территориальный таможенный орган.7 В случае, если ответ автору обращения будет подготовлен за подписью руководства ФТС России, обращение гражданина остается на контроле в Управлении делами.

7 Часть 3 статьи 8 Федерального закона.

27. Структурное подразделение ФТС России (территориальный таможенный орган) - соисполнитель поручения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение обращения гражданина, представляет головному исполнителю служебную записку (письмо), содержащую позицию, предложения и материалы, необходимые для всестороннего и объективного рассмотрения обращения.

Подготовленные головным исполнителем исходящие документы во исполнение обращения гражданина подлежат обязательному согласованию (визированию) в структурных подразделениях-соисполнителях с указанием должности лица, визирующего документ, подписи, ее расшифровки и даты визирования.

28. При получении на исполнение обращения гражданина должностное лицо головного исполнителя обязано изучить текст обращения и при установлении в обращении вопросов, относящихся к компетенции нескольких органов государственной власти, в течение 7 дней со дня регистрации направить копию данного обращения для рассмотрения в части, не относящейся к компетенции таможенных органов, о чем уведомить гражданина.8 В части вопросов, решение которых входит в компетенцию ФТС России, такое обращение остается на исполнении в ФТС России.

8 Часть 4 статьи 8, подпункт 5 части 1 статьи 10 Федерального закона.

29. Головной исполнитель обеспечивает подготовку исходящих документов во исполнение обращений граждан в сроки, установленные Федеральным законом, поручениями и указаниями по исполнению документов палат Федерального Собрания Российской Федерации, Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти, указаниями по исполнению обращений граждан (резолюциями) руководства ФТС России и начальников (заместителей начальников) структурных подразделений ФТС России.

30. Подготовленные головным исполнителем исходящие документы во исполнение обращений граждан, подписываемые как собственноручно, так и электронной подписью, оформляются на бланке письма ФТС России либо на бланке письма должностного лица ФТС России в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФТС России. Указанные документы согласовываются с начальником (заместителем начальника) структурного подразделения ФТС России - соисполнителя поручения в срок до трех рабочих дней с момента получения проекта ответа от головного исполнителя.

31. При направлении исходящих документов во исполнение обращений граждан с использованием БИТС ФТС России9, МЭДО, СЭД, по электронной почте или: факсимильной связью без досылки их на бумажном носителе подписывается один экземпляр документа, визирование осуществляется на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или проекта документа в СЭД. Проекты электронных документов, направляемые в территориальные таможенные и иные органы государственной власти, подписываемые электронной подписью, визируются в СЭД.

9 Ведомственная интегрированная телекоммуникационная сеть.

Специальное звание должностного лица, подписавшего ответ гражданину, не указывается. Отметка об исполнителе в ответе гражданину оформляется на визовом экземпляре ответа. В исключительных случаях (направление кадровых, архивных справок, справок финансового характера) допускается оформление отметки об исполнителе в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника ответа. При направлении ответов гражданам по электронной почте без досылки их на бумажном носителе отметка об исполнителе оформляется на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

32. Исходящие документы во исполнение обращений граждан после подписания руководством ФТС России али начальниками (заместителями начальников) структурных подразделений ФТС России направляются на регистрацию в Приемную ФТС России. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день в пределах общего срока рассмотрения обращений граждан.

33. На каждый исходящий документ во исполнение обращений граждан создается ЭРК, в которую вносятся реквизиты о регистрируемых документах:

должностными лицами Приемной ФТС России - на письма за подписью руководства ФТС России;

службой делопроизводства структурного подразделения или исполнителем - на письма за подписью начальника (заместителя начальника) структурного подразделения ФТС России;

исполнителем при создании электронного документа в СЭД.

34. При направлении электронного документа в СЭД исполнитель документа прикрепляет к ЭРК электронные копии приложений.

Электронные копии приложений к исходящим письмам на бумажном носителе, содержащих более 20 листов, прикрепляются к ЭРК структурным подразделением-исполнителем.

Исходящие документы во исполнение обращений граждан на бумажном носителе принимаются на регистрацию с поступившими обращениями граждан (основаниями) (подлинниками - при наличии).

Исходящие документы во исполнение обращений граждан принимаются на регистрацию только с указанием в ЭРК связок с обращениями и информации об обращении (обращениях), снимаемом(ых) с контроля.

35. Должностные лица Приемной ФТС России проверяют правильность оформления исходящих документов во исполнение обращений граждан, присваивают им дату и исходящие регистрационные номера. Визовый экземпляр исходящего документа должен полностью соответствовать оригиналу и не иметь никаких исправлений.

Исходящие документы во исполнение обращений граждан, оформленные с нарушением требований настоящего Порядка и инструкции по делопроизводству в ФТС России, подлежат возврату исполнителям на доработку.

36. Исходящий регистрационный номер документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел структурного подразделения-исполнителя или Управления делами (на документах, подписанных руководством ФТС России), формируемого по данному вопросу, и входящего регистрационного номера (например, "01-189/Б-0010", "01-206/Ж-1214и"). Присвоение исходящих регистрационных номеров осуществляется вручную.

Исходящие документы во исполнение обращений граждан за подписью начальника (заместителя начальника) структурного подразделения ФТС России передаются на регистрацию в Приемную ФТС России с проставленным индексом дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения ФТС России.

На исходящих документах во исполнение обращений граждан на бумажном носителе, передаваемых на регистрацию в Приемную ФТС России, допускается формирование службой делопроизводства структурного подразделения (исполнителем документа) полного исходящего регистрационного номера, то есть проставление после индекса дела входящего регистрационного номера обращения гражданина. При этом допускается указание не более двух входящих номеров обращений граждан.

37. Электронные копии ответов гражданам, а также иных исходящих документов, направляемых во исполнение обращений граждан, прикрепляются к ЭРК должностными лицами Приемной ФТС России.

38. Должностным лицом Приемной ФТС России в ЭРК вносятся отметки об исполнении и снятии обращения гражданина с контроля или продлении срока рассмотрения обращения (дата исходящего документа, форма направления, характер принятых решений, сведения о соблюдении сроков рассмотрения обращений, лицо, подписавшее документ, исполнитель документа и иные). Если письменный ответ не направляется, отметка об этом также вносится в ЭРК с указанием оснований для принятия такого решения.

39. Поступившие обращения граждан подлежат регистрации подразделением документационного обеспечения (должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства) территориального таможенного органа (далее - ОДО).

40. Регистрация поступивших обращений граждан осуществляется должностными лицами ОДО в СЭД в порядке, аналогичном изложенному в пунктах 8 - 16 настоящего Порядка.

41. На обращения граждан, включенные в СЭД и направляемые на исполнение в структурные подразделения территориального таможенного органа на бумажном носителе, распечатывается сокращенная форма ЭРК. С подписью должностного лица, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении территориального таможенного органа, в получении документа ЭРК помещается должностными лицами ОДО в картотеку ОДО.

42. Должностными лицами ОДО проводится предварительное рассмотрение обращений граждан исходя из его адресования, оценки содержания и определения срочности исполнения содержащихся в сопроводительных документах поручений (указаний) в целях распределения их на требующие обязательного рассмотрения начальником территориального таможенного органа, лицом, исполняющим обязанности начальника территориального таможенного органа, или заместителем начальника территориального таможенного органа (далее - руководство территориального таможенного органа) в соответствии с установленным распределением обязанностей.

43. После регистрации обращения граждан докладываются должностными лицами ОДО руководству территориального таможенного органа для оформления указания по их исполнению (резолюции).

Если указание по исполнению обращения гражданина (резолюция) содержит поручение нескольким структурным подразделениям территориального таможенного органа или территориальным таможенным органам (таможенным постам), ответственным исполнителем является должностное лицо (структурное подразделение, территориальный таможенный орган), указанное(ый) в резолюции первым или обозначенное(ый) словом "ответственный" (головной исполнитель).

44. Рассмотренные руководством территориального таможенного органа обращения граждан на бумажном носителе с указаниями по их исполнению (резолюциями) возвращаются в ОДО для перенесения указаний (поручений) в ЭРК.

После рассмотрения руководством территориального таможенного органа обращений граждан должностные лица ОДО осуществляют внесение в ЭРК необходимой информации, в том числе сведений о постановке обращений на контроль и сроке исполнения, прикрепление к ЭРК электронных копий документов и в течение одного рабочего дня направляют обращения граждан в СЭД и на бумажных носителях (при наличии) на исполнение в структурные подразделения территориального таможенного органа (территориальные таможенные органы) согласно указанию по их исполнению (резолюции).

Обращения граждан, рассмотренные в СЭД, поступают на исполнение в структурные подразделения территориального таможенного органа (территориальные таможенные органы) согласно указанию по их исполнению (резолюции).

45. Обращения граждан, поступившие в форме электронного документа, направляются в структурные подразделения территориального таможенного органа (территориальные таможенные органы) по СЭД.

Подлинник обращения направляется должностными лицами ОДО головному исполнителю с соответствующей пометкой в ЭРК, электронные копии обращения - головному исполнителю и структурным подразделениям территориального таможенного органа (территориальным таможенным органам) - соисполнителям поручения.

46. По каждому обращению гражданина, поступившему на исполнение, начальником (заместителем начальника) структурного подразделения

территориального таможенного органа в течение трех рабочих дней со дня регистрации обращения должно быть принято одно из следующих решений: о принятии обращения к рассмотрению;

об инициировании изменения определенного руководством территориального таможенного органа в указании по исполнению обращения гражданина (резолюции) головного исполнителя или структурных подразделений-соисполнителей в соответствии с пунктом 49 настоящего Порядка.

47. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию территориального таможенного органа, направляется головным исполнителем в течение семи дней со дня регистрации в органы государственной власти, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона.10

10 Часть 3 статьи 8 Федерального закона.

48. Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется головным исполнителем в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона.11

11 Часть 3.1 статьи 8 Федерального закона.

49. Передача обращений граждан на бумажном носителе от руководства территориального таможенного органа в структурные подразделения территориального таможенного органа (территориальные таможенные органы), а также между структурными подразделениями территориального таможенного органа осуществляется через ОДО.

Для изменения определенного руководством территориального таможенного органа в указании по исполнению обращения гражданина (резолюции) головного исполнителя или структурных подразделений-соисполнителей головной исполнитель направляет на имя руководства территориального таможенного органа докладную записку (письмо), содержащую выводы и предложения относительно назначения головным исполнителем иного структурного подразделения территориального таможенного органа (территориального таможенного органа) или изменения структурных подразделений-соисполнителей.

Докладная записка (письмо) с резолюцией руководства территориального таможенного органа направляется в ОДО (доводится до сведения ОДО) для внесения соответствующих изменений в ЭРК и передается новому головному исполнителю вместе с подлинником обращения (при наличии) или направляется новым структурным подразделениям-соисполнителям.

50. Структурное подразделение территориального таможенного органа (территориальный таможенный орган) - соисполнитель поручения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение обращения гражданина, представляет головному исполнителю служебную записку (письмо), содержащую позицию, предложения и материалы, необходимые для всестороннего и объективного рассмотрения обращения.

Подготовленные головным исполнителем исходящие документы во исполнение обращения гражданина подлежат обязательному согласованию (визированию) в структурных подразделениях-соисполнителях с указанием должности лица, визирующего документ, подписи, его расшифровки и даты визирования.

51. При получении на исполнение обращения гражданина должностное лицо головного исполнителя обязано изучить текст обращения и при установлении в обращении вопросов, относящихся к компетенции нескольких органов государственной власти, в течение 7 дней со дня регистрации направить копию данного обращения для рассмотрения в части, не относящейся к компетенции таможенных органов, о чем уведомить гражданина.12 В части вопросов, решение которых входит в компетенцию территориального таможенного органа, такое обращение остается на исполнении в территориальном таможенном органе.

12 Часть 4 статьи 8, подпункт 5 части 1 статьи 10 Федерального закона.

52. Головной исполнитель обеспечивает подготовку исходящих документов во исполнение обращений граждан в сроки, установленные Федеральным законом, поручениями и указаниями по исполнению органов государственной власти, указаниями по исполнению документов (резолюциями) руководства ФТС России, поручениями начальников (заместителей начальников) структурных подразделений ФТС России, руководства территориального таможенного органа.

53. Подготовленные головным исполнителем исходящие документы во исполнение обращений граждан, подписываемые как собственноручно, так и электронной подписью, оформляются на бланке письма таможенного органа в соответствии с инструкцией по делопроизводству в территориальных таможенных органах. Указанные документы согласовываются с начальником (заместителем начальника) структурного подразделения территориального таможенного органа - соисполнителя поручения в срок до трех рабочих дней с момента получения проекта ответа от головного исполнителя.

54. При направлении исходящих документов во исполнение обращений граждан с использованием ВИТС ФТС России, СЭД, по электронной почте или факсимильной связью без досылки их на бумажном носителе подписывается один экземпляр документа, визирование осуществляется на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или проекта документа в СЭД. Проекты электронных документов, направляемые в таможенные и иные органы государственной власти, подписываемые электронной подписью, визируются в СЭД.

Специальное звание должностного лица, подписавшего ответ гражданину, не указывается. Отметка об исполнителе в ответе гражданину оформляется на визовом экземпляре ответа. В исключительных случаях (направление кадровых, архивных справок, справок финансового характера) допускается оформление отметки об исполнителе в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника ответа. При направлении ответов гражданам по электронной почте без досылки их на бумажном носителе отметка об исполнителе оформляется на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

55. Исходящие документы во исполнение обращений граждан после подписания руководством территориального таможенного органа или уполномоченным должностным лицом направляются на регистрацию в ОДО. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день в пределах общего срока рассмотрения обращений граждан.

56. На каждый исходящий документ во исполнение обращений граждан исполнителем создается ЭРК, в которую вносятся реквизиты о регистрируемых документах. При направлении электронного документа в СЭД исполнитель прикрепляет к ЭРК электронные копии приложений.

Электронные копии приложений к исходящим письмам на бумажном носителе, содержащих более 20 листов, прикрепляются к ЭРК исполнителем.

Исходящие документы во исполнение обращений граждан на бумажном носителе принимаются на регистрацию с поступившими обращениями граждан (основаниями) (подлинниками - при наличии).

Исходящие документы во исполнение обращений граждан принимаются на регистрацию только с указанием в ЭРК связок с обращениями и информации об обращении (обращениях), снимаемом(ых) с контроля.

57. Должностные лица ОДО проверяют правильность оформления исходящих документов во исполнение обращений граждан, присваивают им дату и исходящие регистрационные номера. Визовый экземпляр исходящего документа должен полностью соответствовать оригиналу и не иметь никаких исправлений.

Исходящие документы во исполнение обращений граждан, оформленные с нарушением требований настоящего Порядка и инструкции по делопроизводству в территориальных таможенных органах, подлежат возврату исполнителям на доработку.

58. Исходящий регистрационный номер документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел структурного подразделения-исполнителя или территориального таможенного органа (на документах, подписанных руководством территориального таможенного органа), формируемого по данному вопросу, и входящего регистрационного номера (например, "01-189/Б-0010", "01-206/Ж-1214и"). Присвоение исходящих регистрационных номеров осуществляется вручную.

Исходящие документы во исполнение обращений граждан передаются на регистрацию в ОДО с проставленным индексом дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения территориального таможенного органа.

На исходящих документах во исполнение обращений граждан на бумажном носителе, передаваемых на регистрацию в ОДО, допускается формирование полного исходящего регистрационного номера, то есть проставление после индекса дела входящего регистрационного номера обращения гражданина.

При этом допускается указание не более двух входящих номеров обращений граждан.

59. Электронные копии ответов гражданам, а также иных исходящих документов, направляемых во исполнение обращений граждан, прикрепляются к ЭРК должностными лицами ОДО.

60. Должностным лицом ОДО в ЭРК вносятся отметки об исполнении и снятии обращения гражданина с контроля или продлении срока рассмотрения обращения (дата исходящего документа, форма направления, характер принятых решений, сведения о соблюдении сроков рассмотрения обращений, лицо, подписавшее документ, исполнитель документа и иные). Если письменный ответ не направляется, отметка об этом также вносится в ЭРК с указанием оснований для принятия такого решения.

61. На каждом обращении гражданина после окончательного исполнения должна быть отметка (в том числе в СЭД) об исполнении и направлении в дело, номер индекса дела по номенклатуре и подпись начальника структурного подразделения территориального таможенного органа, принявшего это решение.

62. Ответ автору по обращению, поступившему в территориальный таможенный орган в соответствии с пунктом 26 настоящего Порядка, направляется территориальным таможенным органом в течение 30 дней со дня регистрации обращения в ФТС России.

Срок рассмотрения обращения может быть продлен руководством территориального таможенного органа, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием автора обращения и указанием причин продления.13

13 Часть 2 статьи 2 Федерального закона, пункт 9.12 Регламента ФТС России

63. Сроки исполнения по обращениям граждан исчисляются в календарных днях со дня регистрации.

Внутренний и внешний сроки исполнения обращения гражданина указываются в ЭРК.

Внутренний срок исполнения по обращению гражданина устанавливается за 3 дня до срока, установленного законодательством Российской Федерации, указанного органом государственной власти, направившим обращение, а также в резолюциях руководства ФТС России и территориальных таможенных органов (внешний срок).

Указание по исполнению обращения гражданина (резолюция) "Доложить" подлежит исполнению в 10-дневный срок.

64. Контроль соблюдения и регулирования сроков исполнения обращений граждан и другие контрольные операции осуществляют должностные лица Приемной ФТС России, ОДО.

В целях осуществления мониторинга исполнения, контроля за сроками исполнения обращений граждан и информирования о состоянии исполнительской дисциплины должностными лицами Приемной ФТС России, ОДО составляются и направляются начальникам структурных подразделений ФТС России и территориальных таможенных .органов еженедельные. сводки предупредительного контроля.

Контроль исполнения обращений граждан осуществляется по информации, внесенной в ЭРК.

65. Информация о постановке на контроль обращений граждан отражается в ЭРК с проставлением на бумажном носителе штампа "Контроль" и указанием контрольного срока, а на обращениях, поступивших в электронном виде, - штампа "Контроль дд.мм.гг.".

66. Сроки рассмотрения обращений граждан не приостанавливаются. Продление сроков рассмотрения обращений граждан, которые требуют ответа, на 30 дней осуществляется должностными лицами Приемной ФТС России, ОДО на основании направления автору обращения уведомления о продлении срока рассмотрения его обращения с указанием причин продления14, подготовленного головным исполнителем за подписью начальника (заместителя начальника) структурного подразделения ФТС России, руководства территориального таможенного органа.

14 Часть 2 статьи 2 Федерального закона, пункт 12.3 Регламента ФТС России

67. Обращение гражданина считается исполненным и снимается с контроля должностными лицами Приемной ФТС России, ОДО после фактического исполнения поручений, содержащихся в сопроводительном письме Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, органов государственной власти, указаний по исполнению обращений граждан (резолюций) руководства ФТС России и территориального таможенного органа, документированного подтверждения их исполнения, направления ответа гражданину, уведомления гражданина о переадресации обращения на рассмотрение в иной орган, в компетенцию которого входит решение поставленного в обращении вопроса, сообщения результатов рассмотрения обращения заинтересованным органам государственной власти и лицам, в том числе направившим такое обращение.

68. Информация об исполнении резолюции руководства ФТС России и территориального таможенного органа о докладе на обращении гражданина доводится головным исполнителем до сведения Приемной ФТС России, ОДО для внесения соответствующих изменений в ЭРК, в которой указывается новый срок исполнения обращения с учетом сроков, установленных Федеральным законом, дата изменения и основания изменения срока, содержание резолюций руководства ФТС России и территориального таможенного органа, изменение головного исполнителя.

Сведения о произведенном во исполнение поручения руководства ФТС России, территориального таможенного органа докладе могут представляться в Приемную ФТС России, ОДО в виде документально подтвержденной информации, подписанной начальником (заместителем начальника) структурного подразделения ФТС России, территориального таможенного органа, осуществившим доклад, с указанием его даты.

69. Зарегистрированные исходящие документы во исполнение обращений граждан передаются почтовой, фельдъегерской, специальной связью, а также по системе МЭДО, СЭД.

Зарегистрированные исходящие документы во исполнение обращений граждан на бумажном носителе передаются для дальнейшей отправки в отделение почтовой связи в соответствии с инструкциями по делопроизводству в ФТС России и территориальных таможенных органах.

Отправка документов в электронном виде производится должностными лицами Приемной ФТС России, ОДО посредством МЭДО, СЭД и электронной почты.

70. На документах, пересылаемых в электронном виде, исполнитель в верхнем правом углу проставляет отметку:

"СЭД" - при направлении по системе электронного документооборота в таможенные органы;

"ЭП с досылкой" или "ЭП без досылки" - при направлении по электронной почте.

71. Зарегистрированные ответы гражданам направляются на почтовый адрес или по адресу электронной почты, указанному гражданином в обращении, в день их регистрации или на следующий рабочий день в пределах общего срока рассмотрения обращений граждан.

72. Ответ гражданину, подписанный на бумажном носителе, направляется гражданину на адрес электронной почты в форме электронного документа после создания должностными лицами Приемной ФТС России, ОДО электронной копии, которая присоединяется к ЭРК.

При направлении автору обращения ответа в форме электронного документа к ЭРК присоединяется также подтверждение о его отправке на указанный автором обращения адрес электронной почты.

Подлинник ответа гражданину возвращается структурному подразделению-исполнителю и подшивается в дело, сформированное в соответствии с инструкциями по делопроизводству в ФТС России и территориальных таможенных органах.

Подлинники и визовые экземпляры ответов гражданам, подписанные руководством ФТС России, подшиваются в дело в Приемной ФТС России.

73. Снятие с контроля обращений граждан, в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес (адрес электронной почты), по которому должен быть направлен ответ (далее - анонимные обращения), имеющих указания по их исполнению (резолюции) руководства ФТС России, территориального таможенного органа, осуществляется должностными лицами Приемной ФТС России, ОДО на основании резолюции на докладной записке, подготовленной головным исполнителем, содержащей обоснования признания обращения гражданина анонимным, информацию о направлении обращения по компетенции в орган государственной власти в соответствии с частью 1 статьи 11 Федерального закона (при необходимости). Информация о результатах рассмотрения руководством ФТС России, территориального таможенного органа докладных записок доводится до сведения Приемной ФТС России, ОДО.

Для снятия с контроля анонимных обращений, направленных по компетенции на исполнение в структурные подразделения ФТС России, головной исполнитель направляет в адрес Управления делами служебную записку с обоснованием признания обращения гражданина анонимным, информацией о направлении обращения по компетенции в орган государственной власти в соответствии с частью 1 статьи 11 Федерального закона (при необходимости), а также сведения о направлении его в дело.

74. Лицами, уполномоченными на принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по конкретному вопросу, являются руководство ФТС России и руководство территориального таможенного органа.15

15 Часть 5 статьи 11 Федерального закона, пункт 12.4 Регламента ФТС России

Указанное решение оформляется резолюцией на докладной записке, подготовленной головным исполнителем.

75. Для снятия с контроля обращений по вопросам гражданина, по которым принято решение о прекращении переписки, головной исполнитель информирует Приемную ФТС России, ОДО о ненаправлении ответа автору в связи с ранее принятым решением с указанием информации о дате и номере такого решения (докладной записки), а также регистрационном номере и дате ответа автору о прекращении переписки. Указанная информация подписывается и датируется начальником (заместителем начальника) структурного подразделения ФТС России, территориального таможенного органа.

76. Указанные в пунктах 73, 75 настоящего Порядка сведения переносятся в ЭРК должностными лицами Приемной ФТС России, ОДО, электронные копии документов, свидетельствующих об исполнении обращения гражданина, прикрепляются к ЭРК, обращение гражданина снимается с контроля и направляется в соответствующее дело.

77. Заявления автора о прекращении рассмотрения ранее направленного им обращения, а также в которых автор указывает на необязательность направления ответа, подлежат регистрации, постановке на контроль, рассмотрению по существу в соответствии с Федеральным законом и настоящим Порядком.

78. Личный прием граждан осуществляется руководителем ФТС России в соответствии с утверждаемым Аппаратом Правительства Российской Федерации графиком личного приема в помещении Приемной Правительства Российской Федерации по адресу: 103274, Москва, Краснопресненская наб., д. 2, стр. 2.16

16 Пункт 12.12 Регламента ФТС России.

79. Личный прием граждан в ФТС России проводится в специально отведенном и оборудованном помещении - Приемной ФТС России - по адресу: 121087, Москва, ул. Новозаводская, д. 11/5 (кабинет N 7).17

17 Пункт 12.12 Регламента ФТС России.

80. Личный прием граждан в ФТС России проводится заместителями руководителя ФТС России и начальниками структурных подразделений ФТС России.18 Организация личного приема граждан в ФТС России осуществляется Приемной ФТС России и секретариатом заместителей руководителя ФТС России Управления делами.

18 Пункт 12.12 Регламента ФТС России.

81. Личный прием граждан в территориальных таможенных органах проводится начальником территориального таможенного органа, заместителями начальника территориального таможенного органа или уполномоченными должностными лицами. Организация личного приема граждан в территориальном таможенном органе осуществляется ОДО или должностным лицом, уполномоченным начальником территориального таможенного органа.

82. Графики личного приема граждан в ФТС России и территориальных таможенных органах утверждаются соответственно руководителем ФТС России (лицом, исполняющим обязанности руководителя ФТС России) и начальниками (лицами, исполняющими обязанности начальников) территориальных таможенных органов.

Реформация о личном приеме граждан начальниками (заместителями начальников) таможенных постов, не являющихся юридическими лицами, отражается в графике приема граждан таможни.

83. Информация о месте приема, об установленных для приема днях и часах, лицах, ведущих прием, а также контактных данных ФТС России и территориальных таможенных органов для записи на прием доводится до сведения граждан путем размещения графиков личного приема граждан на официальных сайтах и информационных стендах ФТС России и территориальных таможенных органов, к которым имеют свободный доступ граждане19.

19 Часть 1 статьи 13 Федерального закона, пункт 12.12 Регламента ФТС России.

Размещение графиков личного приема граждан на официальных сайтах и информационных стендах ФТС России и территориальных таможенных органов осуществляется соответственно Приемной ФТС России и ОДО (должностными лицами, уполномоченными начальником территориального таможенного органа).

84. Сведения о гражданине, дате и времени его приема, содержание устного обращения и устного ответа гражданину, информация о согласии гражданина на получение устного ответа в ходе личного приема, а также о неявке гражданина на личный прием в назначенный день или об отказе гражданина от личного приема заносятся в карточку личного приема гражданина в базу данных, предназначенную для регистрации устных обращений граждан (далее - карточка личного приема).

85. При направлении по результатам личного приема гражданину письменного ответа по существу поставленных вопросов структурное подразделение-исполнитель информирует должностных лиц Приемной ФТС России, ОДО о реквизитах направленного гражданину письма для занесения этих сведений в карточку личного приема.