С принятием Постановления Правительства РФ от 24 января 2017 г. № 63 «О внесении изменений в правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» впервые было дано всеобъемлющее определение термину «электронный документ». Электронный и созданный на бумажном носителе договор, отчетность, акт и прочие деловые бумаги имеют равную юридическую силу и могут использоваться в делопроизводстве.
К документообороту через информационные системы принимаются структурированные данные, обрабатываемые с применением современных IT-технологий, и включающие:
- Набор реквизитов (имя, сведения об авторе, месте и времени его создания, в том числе регистрационные данные документа).
- Квалифицированную подпись ЭЦП, которая делает Счет, Акт и другие документы равнозначными бумажным с собственноручной подписью.
- Содержательную часть, состоящую из текста, графики, числовых данных, которые обрабатываются, как единое целое.
Состав формализованного документа определяется Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Документ, имеющий электронную подпись, без потери юридической значимости обрабатывается в IT-системах, передается по каналам информационной связи, может быть прочитан с экрана или распечатан на бумаге.